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月次決算のポイントは3つ!

正確な月次試算表をつくりましょう

「恐れることはない!誰でもできるパソコン会計」で述べたようにパソコン会計を導入して自社で試算表を作成する場合、又は税理士事務所に依頼して試算表を作成する場合のどちらにおいても、「正確な試算表」を作成するようにしてください。

決算3ケ月前には、「6-3-3で12個の決算対策」を行うことをおすすめしていますが、これにはこの時点で過去9ケ月の試算表が正確に完成していることが条件となります。

例えば、事業年度が10月1日~9月30日の会社であれば、少なくとも7月頃には、10月1日~6月30日までの過去9ケ月累計の試算表が出来上がっていて、その儲けである利益が実績としてほぼ確定していなければなりません。

しかし、多くの中小企業の経理を見させていただいた経験上、正確な月次試算表は出来ていないことが多いです。つまりは、決算3ケ月前の段階で、今一体いくら儲かっているのかがわからないのです。「うちの会社は月次決算をきちんとやっているし、毎月税理士さんから試算表が送られてきているから大丈夫」とおっしゃる経営者の方もいます。しかし私たちがその会社の試算表を精査すると、「これでは正確な月次試算表が完成しているとはいえないですね」ということがよくあります。もちろん細部についての多少の差異はどうでもいいのですが、赤字が黒字になるといった大きな部分での間違いが散見されます。

当たり前ですが、せっかく手間暇をかけて毎月月次決算をおこなっていても、それが決算処理などによって大きく数字が変わってしまうのであれば、月次決算をしている意味がありません。月次試算表に基づいて毎月経営判断を行っていたのが、すべて間違いということにもなりかねません。

減価償却費の概算計上

例えば、減価償却費ですが、皆さんの会社では毎月概算計上を実施されているでしょうか?

具体的には、今期発生するであろう1年分の減価償却費を12ケ月で割って、その金額を、(借方)減価償却費/(貸方)減価償却累計額 ××円として仕訳するのです。期中に大きな設備投資などが行われたのであれば、その都度減価償却費の金額も変更しましょう。

もし、決算のときにエイヤーで減価償却費が一気に計上されるのであれば、毎月の月次試算表上の利益は間違いということになります。製造業や不動産業、一部の飲食業など多額に資産を抱えて事業を行う会社の場合、償却費未計上の月次試算表であれば、会社が儲かっているのかどうかすらよくわからないということになります。

ぜひ、皆さんの会社では減価償却費の概算計上を行いましょう。

消費税は税抜経理

次には、消費税の経理処理です。皆さんの会社では、「税抜経理」を実施されているでしょうか(免税会社や簡易課税制度を選択している会社を除く)?

消費税込みの利益というのは、過剰な利益表示となっています。消費税というのは会社にとって預かり金でしかありませんから、税抜経理というのが会計では今や主流です。税込経理の会社は税抜経理への変更をご検討下さい。

パソコン会計を導入している会社であれば、税抜経理への変更は比較的簡単です。現在の会計ソフトでは、入力は今までどおり「税込」で処理して、出てくるアウトプットはボタンの切り替え1つで「税抜」、「税込」と変換されるものが大半となっています。

発生主義会計、月次棚卸の実施、年払経費の月次引当

次には、売上や仕入の会計基準です。まさか、会社の通帳にお金が入金されたときに、「売上」として認識していませんよね?

キャッシュベースではそうかもしれませんが、決算書ベースでは「発生主義会計」が正しい経理処理です。つまり、売上も仕入もその月に発生した分を売掛金や買掛金などの勘定科目を使って把握する必要があります。ちなみに、小売業や卸売業などで、毎月の棚卸額が大きく変動する会社にあっては、発生主義会計と合わせて「月末棚卸額の把握」も必要になります。

他にも、年払の保険や経費などがあれば、それを12ケ月に按分したものを毎月の試算表において、期中概算計上しておいて下さいね。

つまりは、「毎月の試算表を12ケ月合計して決算書となる」というのが、正しい月次試算表のあり方といえます。

このように月次試算表がきちんと作成されていると、決算予測が簡単にできます。決算3ケ月前という前提であると、「過去9ケ月の実績利益」に「未来3ケ月の予測利益」を足せば、決算の予測利益となります。

皆さんの会社では、月次試算表において、減価償却費の概算計上、税抜経理、発生主義会計、月次棚卸の実施、年払経費の月次引当などがきちんと実施されていますか?

月次試算表は経営の羅針盤です。投資を行うかどうか、事業を縮小するかどうかなどの経営判断において、正確な月次試算表をぜひお役立てください。


正確な月次試算表を作成する

2008.10.1執筆

(注)執筆当時の法律に基づいて書いていますのでご利用は自己責任でお願いします。

今村 仁

今村 仁

「節税は義務、納税は権利」がモットーです。
自分の半生について、取材を受けました。

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