創業5年の経営相談室

手書き帳簿からパソコン会計に移行しても、あまり経理の負担が変わらないというケースがあります。その原因として多いのは、伝票会計を続けている場合です。伝票会計では、取引が発生するたび、振替伝票を書き、その振替伝票を起票者（担当者）→上長承認者→社長などと回覧していきます。そして、振替伝票に記入したものと全く同じものを会計ソフトにも入力します。これを私は二度手間だと思います。

 

たいがいの会計ソフトでは振替伝票形式で印刷できます。どうしても振替伝票が必要であれば、手書きの振替伝票を止めて、直接、会計ソフトに入力し、その後、振替伝票を印刷すればいいのです。

 

しかし、そもそも振替伝票を印刷することすら、中小企業では不要であると思います。たとえ振替伝票が会社になくても、税務調査で問題となることはありません。「不正やミスの防止のために必要」と考えて振替伝票をなくさないケースもありますが、振替伝票を止めて、他の方法でチェック機能を持たせてはいかがでしょうか。

創業5年以内の会社におすすめしたいのが、「出納帳会計」です。これは振替伝票に代わる方法で、具体的には現金出納帳と預金出納帳を中心に経理を処理する方法です。

 

現金や預金の出納帳は、大抵の会社にあるものだと思いますが、それらの出納帳には「科目欄」及び「承認欄」が抜けています（部門別管理を行っている会社では「部門欄」も同様）。

 

この状態のままでは会計ソフトへ入力できませんので、「科目欄」と社長などに内容を確認してもらうための「承認欄」も設けます。

 

また、現金出納帳はExcelなどの表計算ソフトではなく、手軽に記入できる手書きがお勧めです。

 

また、規模の小さな会社であれば、預金出納帳は直接預金通帳に内容を書き込む形でもＯＫです。

 

どちらにしても、振替伝票を使わずに処理することで、大幅な経理作業量の削減につながります。