創業5年の経営相談室

会社の設立当初は、一般的に、社長が経理を兼務します。そうして、少し会社の規模が大きくなったところで、経理と総務を兼ねた営業事務を1人採用するようなことが多いでしょう。

 

ここで大事なことは、直接利益をうまない間接人員を雇う前に、出来るだけ経理を簡素化しておくことです。

 

そして、経理簡素化のポイントになるのが「小口現金の処理」です。実は、経理処理で一番時間がかかるのは、小口現金の処理です。特に、従業員や社長の経費を精算する作業です。

 

たとえば、営業マンがタクシー代や会議費などの領収書を3日に一度くらいの頻度でドサッと経理にもってきますが、これは経理にとってはかなりの手間です。端数まで正確にわたさないといけないので、小銭も必要です。さらに、パソコンへの入力（仕訳）も1件ずつしないといけないので、時間がかかります。

経理を簡素化するための究極的な方法は、会社から小口現金をなくした「キャッシュレス会計」を実現することです。

 

しかし、そこまでやらなくても、次の3つの方法を実施するだけでも、経理コストは大幅に削減できますので、ぜひ、検討してみて下さい。

 

方法１　従業員の「その都度小口精算」をやめる

 

従業員の経費精算を、その都度小口現金で精算するのをやめて、「給与一括振込方式」へと変更するのです。

 

給与一括振込方式とは、まず、事前に会社から配布された「立替経費精算書（エクセル形式が便利）」に、下図の例のように各従業員が記入していきます。そして、その記入・集計した精算書の裏に領収書を貼って、上長（社長など）の承認をもらいます。

上長承認を受けた後は、集計表は経理にまわされます。経理では、その立替分を毎月の給与支給のタイミングで各人の通帳に振り込みます。

 

このシステムを導入する際、当初問題となるのが、従業員が行う勘定科目の分類です。しかし、実際に使われる科目は限られてくるはずなので、発生しそうな科目を「勘定科目分類表」として事前に従業員に配布しておくといいでしょう。

 

この給与一括振込方式を導入すると、会社の小口現金は全く動きません。経理が、経費精算のためだけに100円玉を崩しに銀行にいくようなことがなくなります。

 

また、経理の仕事の中身を見てみると、今までは「（借方）交通費1200円／（貸方）現金1200円　（摘要）Ａタクシー(株、)Ｂ社と打ち合わせ（会社～Ｂ社）」などと、経費を1件ずつ入力しなくてはいけなかったものが、「（借方）交通費20000円／（貸方）普通預金20000円　（摘要）○○氏11月経費精算分（明細別紙）」と、立替経費精算書の科目合計欄をたった1件のみ入力することで代用できます。つまり、仕訳件数が大幅に減り、経理の簡素化につながるのです。

 

ただし、この方法では、経費の立替えを1か月分まとめるために金学区が大きくなってしまいます。高額の立替えが従業員の負担になるようでしたら、仮払金制度との併用を検討するといいでしょう。

 

方法２　社長の「その都度小口精算」をやめる

 

2つ目の方法は、社長の経費を、その都度小口精算するのをやめて、法人カードの利用に切り替えることです。

 

社長の経費は金額が大きくなることが多く、いちいち通帳からお金をおろしてこないといけないこともあり、大変な手間です。

 

社長にも、前述の「立替経費精算書」を活用してもらうといいのですが、それがやりにくい場合には、「法人カードの利用」を検討してください。やたらとｶｰﾄﾞを切ってしまう浪費家の社長には向いていませんが、そうでなければ、プライベートと切り離された「法人カード」は便利です。

 

たとえば、今まで社長が立て替えていた社員の懇親会費用なども、法人カードで支払うことで、会社の通帳から引き落とされます。こうする事で、立替経費の精算は必要なくなります。

 

しかし、くれぐれも法人カードでは、社長のプライベートな支出を行わないように留意してくださいね。

 

方法３　そのほかの経費の「その都度小口精算」をやめる

 

３つ目の方法は、そのほかの経費について、その都度小口精算することをやめることです。

 

今まで、その都度、小口現金で支払っていた経費は、可能な限り、先方に、月ごとにまとめた請求書を送ってもらう形式に変更してもらいます。月に何度も支払わなくてはいけなかったものが、「月に一度の振込日にインターネットバンキングで支払完了」となれば、経理作業の大幅な簡素化になります。インターネットバンキングの活用については、別記事でご説明します。