創業5年の経営相談室

売掛金などの入金漏れがないかどうかを確認する「債権管理（売掛金入金管理）」は、重要な経理の仕事です。

 

得意先が少ないうちは、1件ずつ確認しても、そう問題はないでしょう。しかし、会社規模や業種によっては得意先が100件以上になることがあります。その場合、小口取引中心の売上の場合は、債権管理を外注化することを検討してみてください。

 

代表的なのが、宅配便などの代金回収サービスの利用です。他にも、クレジットカード扱いとするやり方もあります。これらのサービスは手数料を徴収されますが、その後の貸倒れリスクなどを考えれば、費用対効果は良はずです。

 

また、定期的に発生するもの（会費や授業料など）は、集金代行会社の口座振替サービスを利用するのもいいでしょう。これは、私たち税理士も顧問料の引き落としなどに利用しています。

 

ただし、この口座振替サービスは、引き落としできなかったものを集計するなどの債権管理はしてくれますが、その後の未回収先への対応などは自分たちで行うことがほとんどです。

債権管理を外注化しない場合は、請求書を会社ごとに作成して発送して発行し、自社で入金管理を行うことになります。

 

入金管理のスタートは、「請求書作成時に入金管理表への記載」を行うことです。このとき、入金日をばらばらにするのではなくて事務効率を考えて、会社の入金日を統一してください（資金繰りを考えて早めることもありますが）。

 

そうすると、その次の手順である、「入金管理表と通帳との入金確認作業」が月に1度で済みます。

 

そして入金漏れが発覚したときのアクションですが、これは「出来るだけ早く」対応するのがポイントです。

 

例えば、末日入金の場合、1日の午前中に通帳にて入金漏れの確認をします。未入金先については、その場で即、経理から電話連絡を入れるのです。未入金先は、単に忘れているだけの場合もありますが、1週間以内で入金日を確定してもらいましょう。

 

そして同時に、営業担当者にも未入金である旨を伝えます。担当者が何らかの情報をもっている場合もあるからです。

 

次の入金日にもお金が入っていない場合のアクションとしては、相手の会社に直接、担当者が出向くことです。「うるさい相手には、先に払おう」という先方の心理に働きかけるのです。そして、情に訴え、他社よりも当社を優先するべきであることを相手の会社に認識してもらいましょう。